Các công việc cần làm trước khi thuê văn phòng

Các công việc cần làm trước khi thuê văn phòng

Bài viết này được xây dựng nhằm giúp cho các nhân viên hành chính, lần đầu phụ trách tìm kiếm và lựa chọn văn phòng có được cái nhìn tổng quát về tất cả các công việc khi chuyển văn phòng.

Giai đoạn chuẩn bị
1. Xác định yêu cầu dựa trên nhu cầu sử dụng, ngân sách, .v.v., và kế hoạch kinh doanh hiện tại và tương lai sắp tới của công ty. Một yêu cầu thuê thông thường bao gồm các tiêu chí:
+ Cơ bản: Vị trí, diện tích, ngân sách chi trả, giá thuê và thời gian thuê;
+ Đặc điểm bất động sản: Kết nối giao thông, chỗ đỗ xe, mức độ hoàn thiện, hệ thống thông gió, các phương thức liên lạc, thang máy, phòng cháy chữa cháy, chất lượng dịch vụ;
+ Các khoảng thời gian: Thời gian chậm nhất phải dời vị trí hiện tại, khởi công làm nội thất, nhập trạch, bắt đầu hoạt động ở địa điểm mới;
+ Ngoài ra: Tiện ích xung quanh, thương hiệu tòa nhà, phong thủy cả về thời gian lẫn địa điểm v.v. cũng khá quan trọng.
2. Lập danh sách chi tiết các công việc cần phải làm và dự kiến chi phí cho các nhóm:
+ Thiết kế và trang trí nội thất;
+ Mua sắm bổ sung hoặc thay thế trang thiết bị văn phòng;
+ Thay đổi địa chỉ trên mọi giấy tờ, biểu mẫu liên quan;
+ Thông tin về mạng internet;
+ Thay đổi hoặc đăng ký kinh doanh (nếu cần)
3. Hình thành nhóm công tác, đi kèm là phân công nhiệm vụ chi tiết cho từng phòng ban.
4. Lựa chọn đối tác cung cấp các dịch vụ thuê văn phòng chuyên nghiệp để trợ giúp.
5. Tiếp xúc trực tiếp và lập danh sách các nhà thầu thiết kế và thi công văn phòng: Họ sẽ là người giúp bạn khái quát chi phí làm nội thất, mô tả sơ bộ thiết kế và bố trí mặt bằng văn phòng trong quá trình lựa chọn.
Giai đoạn thực hiện 
6. Tìm kiếm và thiết lập danh sách các tòa nhà văn phòng phù hợp với các yêu cầu của doanh nghiệp
7. Xem xét thực tiễn, gặp và trao đổi với chủ tòa nhà để khai thác thông tin, tổng hợp và phân tích dựa trên nhu cầu đã đề ra.
8. Đàm phán và ký kết hợp đồng
9. Lên thiết kế bố trí mặt bằng trước khi ký hợp đồng: Đánh giá lại để phù hợp với nhu cầu sử dụng của từng phòng ban trong doanh nghiệp.
10. Thực hiện các thủ tục để chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng hiện tại.
11. Ký kết và thực hiện hợp đồng với công ty thiết kế và thi công nội thất
12 .Giám sát thi công nội thất
13. Thiết kế, sửa đổi và in ấn địa chỉ doanh nghiệp trên toàn bộ các biểu mẫu, giấy tờ, website v.v.
14. Bổ sung hoặc thay thế trang thiết bị văn phòng, v.v.
15. Gửi thông tin cho khách hàng về địa chỉ mới và kế hoạch di chuyển
16. Thông tin mạng internet
17. Sửa đổi thông tin đăng ký kinh doanh (nếu cần)
18. Kiểm tra và hoàn thiện sơ đồ vị trí cho từng phòng ban, từng nhân viên cụ thể và chi tiết
19. Kế hoạch di chuyển sang văn phòng mới
20. Hoàn trả mặt bằng, chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng cũ
Hi vọng với các thông tin ở trên thì Wonderland Việt Nam đã giúp bạn có cái nhìn tổng quát trong bước chuẩn bị thuê văn phòng.
Để được tư vấn chi tiết và cung cấp đầy đủ thông tin các toà nhà văn phòng tại Hà Nội với chi phí tiết kiệm nhất vui lòng liên hệ:
Wonderland Việt Nam – Dịch vụ thuê văn phòng chuyên nghiệp và miễn phí!
Có thể bạn quan tâm: Hướng dẫn xem xét & đánh giá văn phòng phù hợp